Recevoir les commandes de vos clients directement dans Business Central

Beaucoup d'entreprises reçoivent leurs commandes de plusieurs façons : le portail d'un détaillant, un fichier Excel d'un distributeur, une plateforme de vente en ligne. Et quelqu'un, chez vous, les ressaisit à la main dans l'ERP. C'est long, et chaque ressaisie est une occasion de se tromper.

Pour un distributeur québécois, six clients importants envoyaient leurs commandes, chacun dans son propre format. Elles entrent maintenant seules dans Business Central. Voici comment, et surtout ce qui fait qu'on peut s'y fier.

Le chemin d'une commande

1. Le fichier arrive dans un dossier, comme avant. Rien ne change pour vos clients.
2. Un petit programme le dépose dans le nuage (Azure).
3. Un traducteur, un par format, le transforme en commande « standard » : la même structure, peu importe d'où elle vient.
4. Business Central crée la commande de vente en appliquant vos règles.

Un nouveau client avec un nouveau format ? On écrit un traducteur de plus. Le reste ne change pas.

Vos règles, appliquées à chaque commande

• le bon client, déduit de la source et du pays ;
• la bonne zone de taxe, selon la province de livraison ;
• les frais de transport selon votre grille ;
• le bon prix : celui du fichier ou celui de Business Central, selon le client, avec un avertissement quand le prix vient de la fiche article.

Ce qui fait qu'on peut s'y fier

Faire entrer une commande, c'est la partie facile. Le vrai travail, c'est de savoir quoi faire quand quelque chose tourne mal, et que quelqu'un le sache.

• Pas de doublons. Chaque source a sa clé, comme le numéro de commande du client. Un fichier déposé deux fois ne crée pas deux commandes.
• Rien de créé à moitié. Si une commande est rejetée en cours de route, ce qui avait été commencé est supprimé. Pas de commande sans lignes qui traîne dans le système.
• Une ligne douteuse ne passe pas en silence. Pour un article inconnu, selon le client, la commande est rejetée au complet ou la ligne est écartée avec un avertissement. Jamais de commande créée avec un article vide.
• Un fichier qui plante ne bloque pas les autres. Il est réessayé quelques fois, puis mis de côté, et les autres continuent de passer.

Un écran pour le service à la clientèle

Une page dans Business Central montre chaque commande importée : créée, ou rejetée, et pourquoi. Le service à la clientèle corrige la cause (un article qui manque, un prix à revoir) et reprend la commande d'un clic. On filtre par période et par état, et on archive ce qui est réglé.

L'équipe n'a pas à savoir ce qu'est une « Azure Function ». Elle voit ses commandes, et ce qui demande son attention.

Testé pour vrai

Une trentaine de tests automatisés vérifient les règles de création des commandes, et chaque traducteur a ses propres tests, sur de petits fichiers fabriqués exprès (aucune donnée de client). Quand on change une règle, on sait tout de suite si on a brisé autre chose.

Le même principe ailleurs

Les commandes d'une grande surface, d'une boutique en ligne, ou les données qui viennent d'un outil sur le plancher de production : dès que de l'information arrive dans un format qui n'est pas celui de Business Central, le principe est le même. Un traducteur par format, une seule façon d'entrer dans Business Central, et un suivi que les bonnes personnes voient.

Pour la partie technique (Azure Functions, l'API dans l'extension, la gestion des échecs), j'ai écrit une version technique. J'ai aussi raconté une autre synchronisation avec Azure Functions, celle d'un planificateur.

Vos commandes sont encore ressaisies à la main ? Parlons-en. La première consultation est gratuite et sans engagement.