Vos abonnements logiciels coûtent trop cher ? Où couper sans rien perdre

Une PME paie aujourd'hui facilement une dizaine d'abonnements logiciels : courriel, comptabilité, paie, stockage, visioconférence, signature électronique, site web, gestion de projets. Chacun semble raisonnable. Mis bout à bout, ça fait souvent des milliers de dollars par année, et personne ne regarde le total.

La bonne nouvelle : on peut souvent couper une bonne partie de la facture sans changer d'outil et sans que personne ne perde quoi que ce soit. Voici où regarder, du plus facile au plus gros.

Membre de la Chambre ? Jusqu'au 15 décembre, envoyez-moi la liste de vos abonnements et je vous dis où couper, gratuitement. Envoyez-la ici.

Avant tout : faire la liste

Prenez les relevés de carte de crédit et les factures des douze derniers mois, et notez chaque abonnement : le nom, le prix, le nombre d'utilisateurs, et qui s'en sert vraiment. C'est souvent la première fois que quelqu'un voit le total, et c'est souvent une surprise.

1. Les licences de gens qui sont partis

Un employé quitte, son compte reste actif, et on continue de payer. Multipliez ça par quelques départs et quelques logiciels, et ça s'additionne vite.

C'est le plus facile à régler : comparer la liste des utilisateurs de chaque abonnement avec la liste des employés, et fermer ce qui ne sert plus. Une heure de travail, des économies chaque mois.

2. Deux outils qui font la même chose

Teams et Zoom. OneDrive et Dropbox. Deux outils de signature électronique. Ça arrive quand chacun choisit son outil au fil des ans.

Choisissez-en un, déplacez ce qui doit l'être, fermez l'autre. Souvent, celui qu'on garde est déjà inclus dans un abonnement qu'on paie de toute façon : Microsoft 365, par exemple, comprend déjà Teams, OneDrive et SharePoint.

3. Le mauvais forfait

Beaucoup d'entreprises paient le forfait « Premium » ou « Pro » pour des fonctions qu'elles n'utilisent pas. Regardez ce que chaque forfait ajoute, et ce que vous utilisez vraiment. Dans bien des cas, le forfait de base fait l'affaire, ou seulement une ou deux personnes ont besoin du forfait complet.

4. Payer à l'année

Pour les outils que vous êtes certain de garder, le paiement annuel coûte souvent de 15 à 20 % de moins que le mensuel. À faire après les trois premiers points, pas avant : inutile de payer un an d'avance pour une licence que vous allez fermer.

5. Certains outils, chez vous plutôt qu'en abonnement

Pour plusieurs outils payants, il existe une version libre (open source) qu'on peut installer sur un serveur à soi : statistiques de site web, formulaires, gestion de mots de passe, partage de fichiers. Le logiciel est gratuit, le serveur coûte quelques dizaines de dollars par mois, et vos données restent où vous voulez, au Canada par exemple, ce qui aide pour la Loi 25.

Par exemple, les statistiques de mon propre site roulent sur un outil libre que j'héberge moi-même, au lieu d'un abonnement.

Mais soyons clairs : ce n'est pas gratuit. Il faut faire les mises à jour, surveiller la sécurité, faire les sauvegardes, et avoir quelqu'un à appeler quand ça ne marche plus. Ça vaut la peine pour certains outils, pas pour tous. Votre courriel, par exemple, est presque toujours mieux chez Microsoft ou Google.

Ce qu'il ne faut pas couper : les sauvegardes

OneDrive, Dropbox ou Google Drive gardent vos fichiers à jour partout, mais ce ne sont pas de vraies sauvegardes : un fichier effacé ou chiffré par un virus est effacé ou chiffré partout. Une copie de sauvegarde à l'extérieur, chez un service de stockage comme Backblaze B2, coûte quelques dollars par mois par téraoctet. S'il y a une chose à ajouter pendant qu'on coupe le reste, c'est celle-là.

Combien on peut sauver ?

Ça dépend de chaque entreprise. Les points 1 à 4 ne demandent aucun changement d'outil et se font en quelques heures : c'est par là qu'il faut commencer. Le point 5 se décide outil par outil, en comparant le prix de l'abonnement avec le coût réel de s'en occuper soi-même.

Et chez vous ?

Je suis développeur à Prévost. Je relie des logiciels de gestion pour des PME d'ici et je bâtis les petits outils sur mesure qui leur manquent.

Faites la liste de vos abonnements, même incomplète, et envoyez-la-moi : le nom, le prix et le nombre d'utilisateurs suffisent. Je vous dis où je couperais, sans frais et sans engagement.

Écrivez-moi.

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