Vos logiciels ne se parlent pas entre eux ? Cinq façons d’arrêter de tout retaper

Dans bien des PME, quelqu'un passe une partie de sa semaine à copier de l'information d'un logiciel à un autre. Les commandes du site web, retapées dans la comptabilité. Les heures des employés, recopiées d'une feuille Excel vers la paie. Les adresses des clients, tenues à jour à deux endroits.

Ça fonctionne, mais ça coûte du temps, et chaque ressaisie est une occasion de se tromper. Bonne nouvelle : il n'est pas nécessaire de tout remplacer pour régler ça. Voici cinq façons de faire, de la plus simple à la plus solide.

Avant tout : où est-ce qu'on retape ?

Prenez une semaine et notez chaque fois que quelqu'un copie de l'information d'un système à l'autre : quoi, combien de fois, combien de temps. Souvent, un ou deux échanges prennent presque tout le temps. Ce sont eux qu'il faut régler en premier, pas tout le reste.

1. Utiliser ce qui existe déjà

Beaucoup de logiciels offrent déjà des liens tout faits avec d'autres : une boutique en ligne avec un logiciel comptable, un logiciel de paie avec une banque. C'est souvent une option à cocher dans les paramètres, ou une application à ajouter.

C'est la première chose à vérifier, avant de payer qui que ce soit. La limite : ces liens font ce qu'ils ont été prévus pour faire, pas nécessairement ce dont vous avez besoin.

2. Un fichier, exporté d'un côté, importé de l'autre

La plupart des logiciels savent exporter et importer un fichier (Excel ou CSV). Une fois par jour, on exporte de l'un et on importe dans l'autre.

Ce n'est pas élégant, mais c'est simple, peu coûteux, et ça suffit souvent quand les volumes sont modestes et que l'information n'a pas besoin d'être à jour à la minute. Il reste une étape à faire à la main, et il faut que quelqu'un y pense.

3. Un outil d'automatisation sans programmation

Des outils comme Power Automate, Zapier ou Make relient des logiciels populaires avec quelques clics : « quand une commande arrive ici, crée-la là-bas ». Pour des échanges simples, c'est rapide à mettre en place.

Deux choses à surveiller. Le prix, qui monte souvent avec le nombre d'opérations. Et les erreurs : quand une étape échoue, il faut que quelqu'un le sache, sinon l'information se perd sans bruit.

4. Un lien sur mesure entre vos systèmes

Quand les règles sont propres à votre entreprise, que les volumes sont importants, ou qu'une erreur coûte cher, on bâtit un lien sur mesure. Les logiciels d'aujourd'hui ont presque tous une porte d'entrée prévue pour ça (une API). Le lien lit d'un côté, vérifie, et écrit de l'autre.

Bien fait, il fait plus que copier : il refuse ce qui est incomplet, réessaie quand la connexion tombe, avertit quelqu'un quand quelque chose ne passe pas, et garde la trace de ce qu'il a fait. Par exemple, chez un distributeur québécois, les commandes de six clients, chacun avec son propre format, entrent maintenant seules dans le système de gestion.

C'est un investissement de départ, mais on le fait une fois.

5. Parfois, un seul logiciel au lieu de deux

Si deux logiciels se chevauchent beaucoup, la meilleure solution est peut-être d'en garder un seul. Un système de gestion (ERP) qui couvre les ventes, les achats, l'inventaire et la comptabilité enlève bien des ressaisies d'un coup.

C'est aussi le choix le plus gros. Ça vaut la peine d'y penser quand plusieurs liens seraient nécessaires, pas pour en éviter un seul.

Quatre questions pour choisir

• Lequel des deux systèmes a raison ? Quand les deux ne disent pas la même chose, il faut savoir lequel fait foi. C'est une décision d'affaires, à prendre avant tout le reste.
• À quelle fréquence ? À la minute, une fois par heure, ou chaque soir ? Plus c'est souvent, plus c'est exigeant.
• Qu'est-ce qui arrive quand ça échoue ? Qui est averti, et comment on reprend ?
• Qui s'en occupe dans deux ans ? Un lien que personne ne comprend devient un problème le jour où un des logiciels change.

Et chez vous ?

Vous retapez de l'information d'un logiciel à l'autre et vous ne savez pas laquelle de ces options vous convient ? Je peux vous aider à y voir clair.

Parlons-en. La première consultation est gratuite et sans engagement.