Poser une question à Business Central en français, et obtenir le bon chiffre

« Qui nous doit de l'argent, et depuis quand ? » « Quels bons clients ont cessé de commander ? » « Qu'est-ce qui reste à expédier cette semaine ? »

Votre Business Central connaît la réponse aux trois. Le problème, c'est le chemin pour y arriver : savoir quel rapport lancer, quels filtres mettre, puis souvent exporter dans Excel pour finir le travail. Dans beaucoup d'entreprises, une ou deux personnes savent le faire, et tout le monde passe par elles.

J'ai construit un assistant qui raccourcit ce chemin. On lui pose la question en mots simples, en français ou en anglais, directement dans Business Central.

Ce que j'ai construit

Un bouton Ask AI s'ajoute aux pages que votre équipe utilise déjà : clients, fournisseurs, articles, commandes de vente et d'achat, tableau de bord. On clique, on pose sa question, et la réponse s'affiche à côté du travail en cours.

Le bouton « Ask AI » sur une commande de vente.

L'assistant sait de quelle fiche vous l'avez ouvert. Il peut aussi ouvrir la bonne fiche ou la bonne liste pour vous.

Les questions auxquelles il répond aujourd'hui

• Comptes clients : qui nous doit de l'argent, et depuis quand ?
• Comptes fournisseurs : combien devons-nous, et qu'est-ce qui est en retard ?
• Ventes : qui sont nos meilleurs clients cette année ? Quels articles se vendent, et avec quelle marge ?
• Équipe de vente : comment performe chaque représentant ?
• Clients inactifs : quels clients achetaient et ne commandent plus ? C'est une liste de relance toute prête.
• Inventaire : que vaut notre stock, et qu'est-ce qui ne bouge pas ?
• Commandes : qu'est-ce qui reste à expédier, et qu'est-ce qui est en retard ?

Et les recherches de tous les jours : les dernières factures d'un client, le stock d'un article, les lignes d'une commande.

L'âge des comptes fournisseurs, calculé par Business Central. Données de la société de démonstration de Microsoft.

Pourquoi ne pas simplement utiliser un outil d'IA grand public ?

Parce qu'un assistant qui devine les totaux est pire que pas d'assistant du tout.

Un modèle d'IA est très bon pour comprendre une question et présenter un résultat. Il est peu fiable pour additionner des centaines de lignes. Celui-ci est donc conçu autrement :

• Business Central fait les calculs. Les totaux, l'âge des comptes et les marges sont calculés par Business Central. L'assistant choisit le bon rapport, applique les filtres de la question et présente le résultat. Il n'additionne jamais lui-même des centaines de lignes.
• Il ne peut rien modifier. L'assistant ne fait que lire. Il ne peut pas créer, reporter, modifier ni supprimer quoi que ce soit dans vos livres.
• Il respecte les permissions de chacun. Un utilisateur ne voit, par l'assistant, que ce qu'il a déjà le droit de voir dans Business Central.
• Il le dit quand il ne sait pas. Si aucun rapport ne correspond à la question, il le dit au lieu d'improviser.

Vos données : chez vous, ou dans le nuage

C'est une question que les dirigeants posent en premier, et avec raison.

L'assistant fonctionne avec deux types de modèles d'IA, et c'est vous qui choisissez :

• Un modèle hébergé, dans le nuage. C'est le plus simple à mettre en place et le coût par question est très faible. En contrepartie, les données que l'assistant consulte pour répondre (noms, adresses, montants) sont envoyées au fournisseur du modèle.
• Votre propre modèle, qui tourne sur un ordinateur chez vous. Les données ne sont pas envoyées à un fournisseur d'IA. Il faut par contre une machine avec une bonne carte graphique, et quelqu'un pour la mettre en place.

Aucun des deux choix n'est mauvais. L'important est que ce soit une décision, prise avant de brancher l'assistant sur les vraies données de l'entreprise. Et on peut passer de l'un à l'autre sans rien reconstruire : c'est un paramètre.

Il s'améliore avec les questions de votre équipe

Chaque question est consignée dans Business Central : ce qui a été demandé, si la réponse a été utile (un pouce levé ou baissé), et combien de temps elle a pris.

Quand quelqu'un pose une question à laquelle aucun rapport ne répond encore, la demande est notée. Cette liste devient le plan de travail : on ajoute les rapports que votre équipe demande vraiment, pas ceux qu'on avait imaginés.

Vous décidez de ce qui est conservé (les questions et les réponses, les questions seulement, ou rien) et pendant combien de temps.

Comment ça fonctionne, sans le jargon

L'assistant est une extension de Business Central, comme n'importe quelle autre personnalisation. Il n'y a rien à installer sur les postes de travail.

Quand vous posez une question, le modèle d'IA ne fouille pas dans votre base de données. Il demande à Business Central : « donne-moi l'âge des comptes clients au 31 août ». Business Central fait le calcul, avec les permissions de l'utilisateur, et renvoie un petit tableau. Le modèle n'a plus qu'à le présenter et à répondre aux questions de suivi, comme « seulement l'Ontario ».

Une page de configuration suffit : l'adresse du modèle, quelques limites, et ce qu'on conserve dans le journal.

Pour les détails techniques (extension AL, boucle d'outils, jeux de données, leçons apprises avec un modèle local), j'ai écrit une version pour les développeurs, en anglais.

Pas seulement ces huit rapports

Les rapports d'aujourd'hui couvrent les questions les plus courantes en finances, en ventes et en inventaire. Mais chaque entreprise a les siennes : les commandes en souffrance par fournisseur pour un distributeur, le taux d'utilisation des techniciens pour une entreprise de services. L'assistant est construit pour qu'on puisse en ajouter, un à la fois.

Vous aimeriez que votre équipe obtienne ses réponses sans passer par Excel ? Parlons-en. La première consultation est gratuite et sans engagement.