Licence RBQ, attestation de Revenu Québec, CNESST : Business Central peut vérifier vos sous-traitants

Quand vous engagez un sous-traitant au Québec, une partie du risque vous revient s'il n'est pas en règle. Sa licence, ses attestations, ses lettres : c'est à vous de les avoir au dossier, au bon moment.

Dans la plupart des entreprises, ces documents vivent dans des courriels, des classeurs et des fichiers Excel. Et rien n'empêche un bon de commande ou un paiement de partir s'il en manque un.

J'ai construit une extension Business Central qui fait cette vérification à votre place, au moment où ça compte : quand vous libérez un bon de commande, reportez une facture ou payez un sous-traitant.

En 30 secondes : la liste des sous-traitants à surveiller, la licence RBQ vérifiée en direct, et un bon de commande arrêté.

Ce texte vise à vous aider à vous conformer. Ce n'est pas un avis juridique. Pour vos obligations exactes, consultez la RBQ, Revenu Québec, la CNESST et la CCQ, ainsi que l'Autorité des marchés publics pour le RENA.

Mise à jour du 7 octobre 2026 : l'extension vérifie maintenant aussi le RENA, pour les contrats publics.

Quatre documents, quatre risques

Document	La règle	Le risque
Licence RBQ	L'entrepreneur doit détenir une licence active, dans la bonne sous-catégorie pour les travaux	Faire affaire avec un entrepreneur sans licence : amendes de 32 267 $ à 161 334 $ pour une entreprise
Attestation de Revenu Québec	Obligatoire dès que vos contrats de construction avec un même sous-traitant atteignent 25 000 $ avant taxes dans l'année. Copie au plus tard le 7ᵉ jour des travaux, authenticité vérifiée au plus tard le 10ᵉ	Des pénalités, pour vous comme pour le sous-traitant
Attestation de conformité de la CNESST	À obtenir à la fin du contrat	Sans elle, la CNESST peut vous réclamer les cotisations impayées de l'entrepreneur
Lettre d'état de situation de la CCQ	Avant de payer	L'entrepreneur général est solidairement responsable des salaires dus aux travailleurs de ses sous-traitants

Et si vous travaillez pour un organisme public, un registre s'ajoute à ces quatre documents : le RENA. J'y reviens plus bas.

Le seuil de 25 000 $ est le plus facile à manquer : personne ne le voit venir. Trois petits contrats dans l'année, et l'attestation devient obligatoire sans que personne ne s'en soit rendu compte.

D'un coup d'œil : qui demande votre attention

Une page Entrepreneurs à risque passe tous vos sous-traitants en revue : licence RBQ inactive, documents manquants, expirés ou qui expirent bientôt.

Quatre sous-traitants, quatre situations. Le plus urgent en premier.

Chaque fiche fournisseur affiche aussi, à droite, l'état du sous-traitant : conforme ou non, le statut de sa licence RBQ, la prochaine date d'expiration et ses achats de l'année, pour voir venir le seuil de 25 000 $.

La licence RBQ, vérifiée à la source

La Régie du bâtiment publie chaque jour la liste des licences actives dans les données ouvertes du Québec. L'extension la consulte directement : un clic sur Vérifier la licence RBQ, et Business Central affiche le statut, les sous-catégories, le NEQ et les restrictions. Une tâche de nuit revérifie toutes les licences, pour qu'une suspension ne vous échappe pas.

Et si la licence n'est pas dans la liste, le bon de commande ne part pas.

La licence 5702-6789-01 n'est pas dans la liste des licences actives. La libération du bon de commande est arrêtée.

Au bon moment, pas trop tard

L'extension intervient là où l'argent se décide :

• à la libération et au report d'un bon de commande ou d'une facture d'achat (licence RBQ, attestation de Revenu Québec);
• au report d'un paiement (attestation de la CNESST, lettre de la CCQ).

Pour l'attestation de Revenu Québec, le système additionne vos achats de l'année auprès du sous-traitant, en comptant le bon de commande en cours. Dès que le seuil est atteint, l'attestation est exigée, et elle doit être valide.

31 500 $ d'achats cette année et une attestation expirée : la libération est arrêtée.

Arrêter, sans bloquer le chantier

Un chantier ne s'arrête pas parce qu'un papier traîne. Pour chaque document, vous choisissez ce qui se passe quand il manque : rien, un avertissement ou un blocage.

Une personne autorisée peut toujours continuer, en donnant une raison. Qui, quand, pour quel document et pourquoi : tout est consigné dans un journal. Si on vous pose la question un jour, vous avez la réponse.

Le paiement : réglé en une minute

Au moment de payer Toitures Laurentides, l'attestation de la CNESST manque. Votre comptable la demande, l'ajoute au dossier, et le paiement passe.

De « Problèmes trouvés » à « Conforme », puis le paiement est reporté.

Contrats publics : le RENA

Si vous exécutez un contrat pour un organisme public, par exemple un ministère, un hôpital ou un centre de services scolaire, une règle de plus s'applique. Vos sous-traitants ne doivent pas être inscrits au RENA, le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, tenu par l'Autorité des marchés publics.

La Loi sur les contrats des organismes publics le dit en deux temps : une entreprise inadmissible ne peut pas conclure un sous-contrat public (article 21.5.5), et c'est à vous de vous en assurer avant de conclure le sous-contrat (article 21.11). L'amende vise les deux parties : de 7 500 $ à 40 000 $ pour une entreprise (article 27.8).

Le registre compte environ 1 800 entreprises et il change chaque mois. Personne ne le consulte à chaque bon de commande. L'extension le fait :

• elle télécharge le registre chaque semaine à partir de Données Québec et le compare à vos fournisseurs, par numéro d'entreprise du Québec (NEQ);
• vous cochez Contrat public sur le projet ou sur le bon de commande;
• si le sous-traitant est inscrit, la libération du bon de commande et le paiement sont arrêtés. Une personne autorisée peut continuer en donnant une raison, par exemple une permission du Conseil du trésor, et c'est consigné;
• sans la case Contrat public, l'inscription est seulement signalée : une entreprise inscrite au RENA peut encore faire des contrats privés.

L'extension ne garde aucun renseignement sur des personnes : seulement le NEQ, le nom de l'entreprise, les dates et la décision de l'Autorité. Et si un téléchargement échoue, les données précédentes restent en place, avec un avertissement quand elles datent de plus de 45 jours.

Pas seulement pour la construction

Une entreprise qui engage des entrepreneurs pour ses propres bâtiments ou équipements, un fabricant, un distributeur, un gestionnaire d'immeubles, a aussi intérêt à vérifier la licence RBQ et à obtenir l'attestation de la CNESST. L'extension a un profil Entreprise cliente pour ce cas : elle ne vérifie que ce qui s'applique.

Et chez vous ?

Vous utilisez Business Central et vous faites affaire avec des sous-traitants ? En une rencontre, on peut regarder vos fournisseurs, vos documents et votre façon de payer, puis mettre en place la vérification, adaptée à vos règles.

Les développeurs qui veulent voir comment c'est construit trouveront les détails techniques dans la version anglaise.

Parlons-en. La première consultation est gratuite et sans engagement.