Refaire les documents de votre ancien ERP dans Business Central

Quand une entreprise change d'ERP, il y a une chose que ses clients remarquent tout de suite : la facture. Ils ne verront jamais vos écrans, mais ils reçoivent vos documents chaque semaine. Leur comptabilité sait où trouver le numéro de commande, les conditions de paiement, les taxes.

Pour un distributeur québécois qui passait de son ancien ERP à Business Central, la demande était claire : une facture qui ressemble à l'ancienne. Voici comment je l'ai faite, et ce que j'en retiens.

Pourquoi ne pas prendre la facture standard ?

Business Central a une facture standard complète et propre. Mais changer de document en même temps que de système, c'est s'attirer des appels de clients mêlés et des paiements qui tardent pour rien. Un client qui reçoit la même facture qu'avant ne se rend même pas compte que vous avez changé de système. C'est le but.

Étendre le rapport, pas le copier

La façon rapide, c'est de copier le rapport de facture standard et de le modifier. Le problème : la copie ne reçoit plus les corrections et les améliorations de Microsoft. À chaque mise à jour, elle prend un peu plus de retard.

J'ai plutôt étendu le rapport de facture standard. On garde toute sa logique (lignes, taxes, totaux, escomptes), on y ajoute ce qui manque, et on lui donne une nouvelle mise en page qui reproduit l'ancienne facture. Les mises à jour de Business Central continuent de s'appliquer.

Ce qui manquait, et d'où on l'a pris

• La date de livraison demandée. La facture reportée ne la garde pas : on la reprend de l'expédition de la commande.
• Le transporteur, par son nom plutôt que par son code.
• Les numéros de TPS et de TVQ, tirés des informations de la société et non tapés dans la mise en page. Si un numéro change, on le change à un seul endroit.
• Les conditions au bas de la facture, en français et en anglais, gérées comme un texte dans Business Central. Pour changer une phrase, plus besoin d'un développeur.

La langue du client, pas celle de la personne qui imprime

Un piège classique : la facture sort dans la langue de l'utilisateur qui l'imprime. Ici, elle suit la langue du client, du titre jusqu'aux conditions. Un client anglophone reçoit sa facture en anglais, même quand c'est la comptabilité, en français, qui l'imprime. Et pour vos clients au Québec, le français reste la règle : j'en parle dans mon article sur la Loi 96.

Les détails qui font que ça ressemble à l'ancienne

• les mêmes formats de dates et de montants, les mêmes tailles de texte ;
• les colonnes d'escompte qui disparaissent quand aucune ligne n'a d'escompte, les lignes prenant alors toute la largeur ;
• l'en-tête et le pied de page placés comme sur l'ancienne facture.

C'est souvent dans ces détails que se joue le « c'est comme avant » des utilisateurs.

Word ou RDLC ?

Business Central offre deux types de mise en page. Word se modifie dans Word, par quelqu'un de chez vous. RDLC permet un contrôle plus fin de la mise en page, mais demande un outil de développeur. J'ai montré les deux au client sur la même facture, et il a choisi RDLC.

Mon conseil en général : Word si vous voulez faire vous-mêmes les petits changements ; RDLC si la mise en page doit être exacte.

Et les autres documents

La facture est souvent le premier document, pas le dernier : note de crédit, confirmation de commande, soumission, bon de livraison. Une fois le premier fait, les autres vont plus vite, puisque la langue, les textes et les mentions légales viennent du même endroit.

Pour la partie technique (l'extension de rapport, la langue du document, les pièges du RDLC), j'ai écrit une version pour les développeurs, en anglais.

Vous changez d'ERP et vos documents vous inquiètent ? Parlons-en. La première consultation est gratuite et sans engagement.